نوشتن یک ایمیل حرفه ای به زبان انگلیسی

نوشتن ایمیل به انگلیسی

برای اکثر ما، ایمیل رایج ترین شکل ارتباط تجاری است، بنابرین ساخت یک ایمیل اصولی بسیار مهم می‌باشد. اگر چه ایمیل ها به اندازه کافی رسمی نیستند، اما ارانه دهنده‌ی تصویری خوب و همچنین حرفه ای از شما و یا شرکت شما هستند.

نحوه نوشتن یک ایمیل رسمی

اگر می‌خواهید از حرفه ای بودن ایمیل خودتون مطمئن باشید این 5 روش رو دنبال کنید:

1. با یک تبریک شروع کنید
2. از گیرنده تشکر کنید
3. هدف خود را اضافه کنید
4. سخنان اختتامیه
5. بستن درست ایمیل

1. با سلام و یک تبریک شروع کنید:

همیشه ایمیل خود را با سلام و یک تبریک شروع کنید، مانند “Dear Ali” اگر رابطه شما با خواننده رسمی است، از نام و نام خانوادگی آنها استفاده کنید به عنوان مثال “Dear Engineer Ahmadi” اگر رابطه شما با فرد بهتر می‌باشد. می توانید به سادگی بگویید، “Hi Muhammad”. اگر نام شخصی را که می نویسید نمی دانید، از این روش استفاده کنید: ایمکه نامه به چه شخصی مربوط می‌شود “Sir / Madam”.

2. از گیرنده تشکر می کنم:

اگر به سؤال مشتری پاسخ می دهید ، حتما با یک تشکر شروع کنید. برای مثال، اگر شخصی در مورد شرکت شما سؤال داشته باشد ، می توانید بگویید: “Thanks for contacting abc”. اگر شخصی به می گوید ، “From your quick response” یا “Thanks for coming back to our page” تشکر در ایمیل شما به درستی رعایت شده و خواننده را رحت تر می‌کند و شما رو بسیار مودب تر نشان می‌دهد .

3. هدف خود را بیان کنید:

اگر ارتباط الکترونیکی را با ایمیل شروع می کنید ،تشکر شاید برای شما دیگر جالب به نظر نیاید. در عوض، با بیان هدف خود شروع کنید. به عنوان مثال،

“I’m writing to inquire …” یا “Writing with reference to …” هستم.

ابتدا هدف خود را از طریق ایمیل روشن کنید و سپس به متن اصلی ایمیل خود بروید. به یاد داشته باشید ، مردم می خواهند ایمیل ها را به سرعت بخوانند، بنابراین جملات خود را کوتاه و روشن نگه دارید. شما همچنین باید به گرامر ، هجی و نگارشی دقت کنید تا تصویری حرفه ای از خود و شرکت خود ارائه دهید.

4. سخنان اختتامیه خود را اضافه کنید:

سخنان اختتامیه خود را قبل از پایان دادن به نامه الکترونیکی خود اضافه کنید، مؤدبانه است که یک بار دیگر از خواننده خود تشکر کرده و سخنان بسته شدن مودبانه ای را اضافه کنید. برای مثال:

“Thank you for your patience and cooperation”

یا

“Thank you for your attention”… to hear from you” .

5. پایان با بسته شدن

آخرین مرحله شامل بستن مناسب با نام شما است. “با احترام” ، “با تشکر” هردو حرفه ای هستند. از بسته شدن مواردی مانند “بهترین آرزوها” یا “تشویق” خودداری کنید ، مگر اینکه با خواننده دوست خوبی داشته باشید. سرانجام ، قبل از اینکه دکمه ارسال را بزنید ، یک بار دیگر ایمیل خود را بررسی کنید و هجی کنید تا مطمئن شوید که واقعاً عالی است!

WRITING BUSINESS LETTERS
Useful phrases

Salutation

سلام و تعارفات اول نامه Salutation

Dear Mr Brown
Dear Ms White
Dear Sir
Dear Sirs
Dear Madam
Dear Sir or Madam
Gentlemen

Starting آغاز نامه

We are writing to inform you that … to confirm …
to request …
to enquire about …
I am contacting you for the following reason.
I recently read/heard about . . . and would like to know . . .
Having seen your advertisement in … , I would like to …
I would be interested in (obtaining/receiving) …
I received your address from … and would like to …
I am writing to tell you about …

Thank you for your letter of March 15 …
Thank you for contacting us.
In reply to your request …
Thank you for your letter regarding …
With reference to our telephone conversation yesterday …
Further to our meeting last week …
It was a pleasure meeting you in London last month.
I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo.
I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday . . .
Referring to previous contact

اشاره کردن به تماس های قبلی

We would appreciate it if you would …
I would be grateful if you could…
Could you please send me . . .
Could you possibly tell us/let us have…
In addition, I would like to receive …
It would be helpful if you could send us …
I am interested in (obtaining/receiving…)
I would appreciate your immediate attention to this matter.
Please let me know what action you propose to take.
Making Request

درخواست کردن

We would be happy to …
Would you like us to …
We are quite willing to …
Our company would be pleased to …
Offering

پیشنهاد دادن

We are pleased to announce that …
I am delighted to inform you that …
You will be pleased to learn that …
Giving Good News

دادن خبر خوش – جواب مثبت به پیشنهادات

We regret to inform you that …
I’m afraid it would not be possible to …
Unfortunately we cannot/we are unable to …
After careful consideration we have decided (not) to …
Giving Bad News

دادن خبر بد – عدم قبول پیشنهاد

I am writing to express my dissatisfaction with …
I am writing to complain about …
Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived.
We regret to inform you that our order n°— is now considerably overdue.
I would like to query the transport charges which seem unusually high.
Complaining

شکایت و اعتراض کردن

We are sorry for the delay in replying …
I regret any inconvenience caused
I would like to apologize for (the delay/the inconvenience) …
Once again, I apologise for any inconvenience.
Apologizing

عذر خواهی کردن

Thank you for your quotation of …
We are pleased to place an order with your company for …
We would like to cancel our order n°…
Please confirm receipt of our order.
I am pleased to acknowledge receipt of your order n°…
Your order will be processed as quickly as possible.
It will take about (three) weeks to process your order.
We can guarantee delivery before …
Unfortunately these articles are no longer available/are out of stock.
Orders

سفارشات

Please send us your price list.
You will find enclosed our most recent catalogue and price list.
Please note that our prices are subject to change without notice.
We have pleasure in enclosing a detailed quotation.
We can make you a firm offer of …
Our terms of payment are as follows :
Prices

قیمت ها

Our records show that we have not yet received payment of …
According to our records …
Please send payment as soon as possible.
You will receive a credit note for the sum of …
Referring to Payment

اشاره به پرداخت سفارشات

I am enclosing …
Please find enclosed …
You will find enclosed …
Enclosing Documents

ضمیمه کردن اسناد

If we can be of any further assistance, please let us know
If I can help in any way, please do not hesitate to contact me
If you require more information …
For further details …
Thank you for taking this into consideration
Thank you for your help.
We hope you are happy with this arrangement.
We hope you can settle this matter to our satisfaction.
Closing Remarks

نکات پایانی

We look forward to a successful working relationship in the future
We would be (very) pleased to do business with your company.
I would be happy to have an opportunity to work with your firm.
Referring to Future Business

ابراز امیدواری از روابط تجاری در آینده

I look forward to seeing you next week
Looking forward to hearing from you
” ” to receiving your comments
I look forward to meeting you on the 15th
I would appreciate a reply at your earliest convenience.
An early reply would be appreciated.
Referring to Future Contacts

ابراز امیدواری از ارتباطات بیشتر در آینده

Sincerely, }
Yours sincerely, } (for all customers/clients)
Sincerely yours, }
Regards, (for those you already know and/or with whom you already have a working relationship.)
Ending Business Letters

تمام کردن نامه های تجاری

---

روشی دیگر برای نوشتن یک ایمیل حرفه ای

1 .هدف خود را مشخص کنید

قبل از نوشتن ایمیل ، از خود بپرسید که گیرنده پس از خواندن این ایمیل به چه چیزی خواهد رسید. وقتی هدف ایمیل خود را تعیین کردید، می توانید اطمینان حاصل کنید که همه مواردی که در پیام خود درج می کنید منجر به این هدف می‌شوند. به عنوان مثال ، اگر می خواهید گیرنده گزارشی را که پیوست کرده اید ، مرور کند ، به آنها بگویید که این گزارش چیست، چرا به آنها احتیاج دارید تا آن را بررسی کنند، چه نوع بازخوردی شما نیاز دارید و چه موقع نیاز به انجام کار دارید.

2 .مخاطبان خود را در نظر بگیرید

هنگام نوشتن پیام الکترونیکی، اطمینان حاصل کنید که صدای شما با مخاطبان شما مطابقت دارد. به عنوان مثال، اگر به یک مدیر اجرایی مشاغل ارسال کرده اید که هرگز ملاقات نکرده اید، ایمیل را صاف و عاری از هرگونه شوخی یا غیر رسمی نگه دارید. از طرف دیگر، اگر به یک همکار با او که رابطه خوبی با آنها برقرار است، ایمیل می کنید، ممکن است از یک رویکرد رسمی و دوستانه تر استفاده کنید.

3 .آن را مختصر نگه دارید

مخاطبان شما ممکن است زمان کمی برای خواندن ایمیل شما داشته باشند، بنابراین بدون ترک اطلاعات مهم، آن را تا حد امکان کوتاه کنید. سعی کنید به تعداد زیادی از افراد به یکباره نپردازید، زیرا این امر می تواند پیام شما را طولانی، خواندن چالش برانگیز و اقدام برای آن دشوار کند. هنگام ویرایش ایمیل خود، اطلاعاتی را که با موضوع مورد نظر مرتبط نیست، بیرون بیاورید. با حذف کلمات پرکننده و اطلاعات غیرمستقیم از جملات کوتاه و ساده استفاده کنید. این باعث می شود یادداشت شما کوتاه تر و آسان تر خوانده شود.

4 .ایمیل خود را اثبات کنید

یک ایمیل بدون خطا نشان از کوشش و حرفه ای بودن دارد. قبل از ارسال نامه الکترونیکی، لحظه ای را بررسی کنید تا خطاهای هجی ، گرامر یا نحو مشکلی نداشته باشد. همچنین، اطمینان حاصل کنید که پیوستهایی را که ممکن است در پیام خود به آنها مراجعه کرده باشید، بارگیری بشوند. اگر این یک ایمیل مهم برای ذینفعان است، ممکن است از سرپرست مستقیم یا یک همکار معتبر بخواهید که قبل از ارسال آن، آن را بخواند.

5 -از آداب و معاشرت مناسب استفاده کنید

با سلام و احترام همراه باشید و به صدا و سیما دوستانه و مودب بپردازید. علاوه بر این ، نسبت به گیرنده و زمان آنها دقت کنید.فقط در موارد اضطراری، از ارسال نامه ای با عنوان تماس با ما بخواهید که در ساعت ها یا در حالی که آنها در مرخصی هستند، آنرا مطالعه کنند.

6 .به یاد داشته باشید که پیگیری کنید

بیشتر افراد روزانه چندین ایمیل دریافت می کنند، بنابراین ممکن است پاسخ پیام شما را از دست دهند یا فراموش کنند. اگر گیرنده در طی دو روز کاری پاسخی نداده است، با یک ایمیل پیگیری و به صورت دوستانه تماس بگیرید.

ایمیل پیگیری بعد از مصاحبه | Follow-Up Email Examples For After the Interview

1 .با انتخاب خط موضوع مناسب شروع کنید

بهترین خطوط موضوع در ایمیل پیگیری شما واضح ، مختصر و قدردانی از زمان مصاحبه کننده شما است. در اینجا بهترین خطوط موضوع به عنوان مثال پیگیری مصاحبه ایمیل ارسال شده است:

Thanks for your time،

Enter the interviewer’s name We’re talking to you today! Thank you thank you! Take your time and advise on the position title

2 .پاراگراف اول خود را با تشکر باز کنید

در پاراگراف اول خود را به عنوان شغلی خاص اشاره کنید، از مصاحبه کننده خود بخاطر وقت آنها تشکر کرده و علاقه مندی خود را به شغل و شرکت ابراز کنید.

3 .در مورد علایق، اهداف و تجربه خود صحبت کنید

در پاراگراف دوم خود ، نام شرکت و همچنین یک مکالمه و یا هدفی را ذکر کنید که برای شخصی که با او صحبت کرده اید به ویژه مهم باشد. آن نکته را به تجربه و علاقه های خود وصل کنید. در حین کوتاه نگه داشتن آن و کوتاه بودن آن ، تا حد امکان خاص دریافت کنید.

4 -خود را از کاندیداهای دیگر جدا کنید

در پاراگراف آخر، با یک بیانیه مختصر درباره آنچه شما را به عنوان نامزد انتخاب می کند و آنچه را که به عنوان یک فرصت جدید معرفی می‌کند، نزدیک کنید. با گفتن اینکه منتظر شنیدن دوباره هستید، از آنها دعوت کنید تا سؤال دیگری را از شما بپرسند و از وبه شما نزدیک تر شوند.

5 -با یک امضا و اطلاعات تماس خود به پایان برسید

ایمیل خود را با درج اطلاعات امضا و مخاطب خود ببندید.

ممکنه موقعیت های شغلی زیادی برای شما پیش بیاد که نیاز به زبان انگلیسی داشته باشید، آکادمی آموزش زبان انگلیسی آنلاین با توجه به دانش روز و کادری مجرب شما رو در هر زمینه ای راهنمایی و طبق اهداف آموزشی شما کلاس هارو براتون خصوصی سازی می‌کنه، اولین استارت آپ آموزش زبان انگلیسی در ایران که با توجه به مزیت هایی مثل انتخاب ساعت و روز کلاس به عهده خودتون و انتخاب استاد توسط خود شما، زبان انگلیسی رو در شما به سریع ترین شکل تقویت می‌کند.